Microsoft dự án có thể được cấu hình để hiển thị các chỉ số trạng thái đồ họa mà cung cấp một cái nhìn nhanh chóng của các dữ liệu nhất định. Điều này có thể cho phép Nhân viên điều hành, Quản lý Dự án, và các thành viên đội để dễ dàng quản lý các dự án trên cơ sở ngoại lệ, hơn là không cần thiết chi tiêu một lượng lớn thời gian phân tích dữ liệu dự án chi tiết.

Kỹ thuật sau đây sẽ hiển thị một cột của đồ họa chỉ trong lịch trình dự án MS của bạn mà cung cấp một cái nhìn nhanh như thế nào đối với nhiệm vụ đang theo dõi lịch trình baselined. Kỹ thuật này sử dụng khả năng MS của dự án sử dụng các lĩnh vực tùy chỉnh, các công thức, và các chỉ số đồ họa..
Các Explained Lịch Status Indicator
Khi Tình trạng Lịch trình được đánh giá cho mỗi nhiệm vụ, nhiệm vụ được thử nghiệm dựa trên một bộ các tiêu chí:

1. Là nhiệm vụ hoàn thành?
2. Là nhiệm vụ quá hạn?
3. Có nhiệm vụ được baselined?
4. Nếu nhiệm vụ được lên kế hoạch trong tương lai, là chúng ta dự báo về công việc để hoàn thành vào thời gian?

1. Là công tác hoàn thành?
Nếu công việc đã được hoàn thành, sau đó chúng tôi không còn có khả năng tận dụng cho công việc để làm cho lịch trình cải tiến trong tương lai.

Một nhiệm vụ hoàn thành được chỉ định với các chỉ số đồ họa sau đây:

2. Là Overdue công tác?

Nếu chúng tôi đã được thông qua ngày kết thúc theo lịch trình cho một nhiệm vụ và nó vẫn chưa đầy đủ, sau đó là nhiệm vụ quá hạn, và chúng tôi không còn có khả năng tận dụng cho công việc để làm cho lịch trình cải tiến trong tương lai. Trong thực tế, nó có thể buộc các nhiệm vụ hạ nguồn để chạy cuối năm, do đó, đây có thể là tốt nhất để hoàn thành công việc ASAP.
Một nhiệm vụ quá hạn được chỉ định với các chỉ số đồ họa sau đây:

3. Có tác Been Baselined?
Để dự báo hay không nhiệm vụ sẽ kết thúc vào thời gian trong một lịch trình dự án năng động, Quản lý Dự án sẽ thiết lập một đường cơ sở khi lịch trình này là bước đầu tạo ra và chấp nhận; đường cơ sở này được sử dụng trong suốt thời gian của dự án để phân tích phương sai. Nếu không có một đường cơ sở, chúng tôi có thể không chính xác và tự động đo chênh lệch trong lịch trình của công việc.
Một nhiệm vụ mà không có một đường cơ sở lưu được chỉ định với các chỉ số đồ họa sau đây:

4. Nhiệm vụ trong tương lai sẽ thúc Ngày Thời gian?
Theo nhiệm vụ được thực hiện, chênh lệch lịch trình thường xuyên xảy ra (ghi kết thúc sớm hoặc muộn hơn kế hoạch ban đầu) mà ảnh hưởng đến ngày hoàn thành các nhiệm vụ khác trong tương lai. Nếu Quản lý dự án đã thiết lập một đường cơ sở, sau đó chúng tôi sau đó có thể sử dụng đường cơ sở để dự báo cho dù công việc sẽ kết thúc sớm hoặc muộn.
Một nhiệm vụ được dự báo để kết thúc vào thời gian hoặc sớm được chỉ định với các chỉ số đồ họa sau đây:

Một nhiệm vụ được dự báo để kết thúc ít hơn 10% cuối năm (dựa trên thời gian tổng thể của dự án) được chỉ định với các chỉ số đồ họa sau đây:

Một nhiệm vụ được dự báo để hoàn thành hơn 10% cuối năm (dựa trên thời gian tổng thể của dự án) được chỉ định với các chỉ số đồ họa sau đây:

Thiết lập các trạng Schedule Chỉ số

Công thức, như được hiển thị bên dưới, là cơ sở để tính mà các chỉ số đồ họa sẽ được hiển thị trong lịch trình của dự án. Đây là dự định sẽ được sử dụng với một trường văn bản tuỳ chỉnh, và các xét nghiệm cho các điều kiện sau:
* Các công việc đã hoàn tất
* Các tác vụ quá hạn (kết thúc ngày đã trôi qua, và nhiệm vụ là không đầy đủ)
* Các công việc không có đường cơ sở
* Các công việc hoặc là vào thời gian sớm
* Các công việc ít hơn hoặc bằng 10% cuối năm (dựa trên thời gian dự án)
* Các công việc nhiều hơn 10% cuối năm (dựa trên thời gian dự án)
Đây là công thức:

Để cấu hình Lịch Status Indicator trong MS dự án, thực hiện theo các bước sau:
1. Mở Chart Gantt (hoặc tương tự) xem trong MS Project, chọn một trong các cột ở bên trái bảng nhiệm vụ, sau đó chọn Insert> Column:



2. Trong hộp thoại Định nghĩa cột Column , chọn một trường văn bản không sử dụng từ trình đơn thả xuống Lĩnh vực Field name, (như Text1), sau đó bấm vào nút OK: 



Một cột có sản phẩm nào có nhãn Text1 sẽ xuất hiện trong bảng nhiệm vụ:




3. chọn Tools > Customize > Fields để tùy chỉnh Text1 field:




4. Trong hộp thoại Custom Fields, chọn loại lĩnh vực công tác ở trên cùng của hộp thoại chọn văn bản, từ trình đơn thả xuống Loại danh sách ở góc trên bên phải của hộp thoại, chọn trường Text1 từ danh sách Field, sau đó nhấp vào Đổi tên nút:




5. Trong hộp thoại Rename Field, nhập tên cho các lĩnh vực tùy chỉnh (như Biểu Tình trạng), sau đó bấm vào nút OK:




6. Sau khi trở về hộp thoại Custom Fields, nhấp vào nút Công thức, nằm dưới Tuỳ thuộc tính nhóm:




7. Trong hộp thoại Formula, gõ hoặc dán công thức cung cấp trước đó, sau đó bấm vào nút OK:




Một thông điệp cảnh báo sẽ xuất hiện, giao tiếp rằng bất kỳ dữ liệu hiện có trong lĩnh vực tùy chỉnh sẽ được ghi đè; chỉ cần bấm vào nút OK để xác nhận tin nhắn:




8. Sau khi trở về hộp thoại Custom Fields, chọn tùy chọn sử dụng công thức dưới đây các tính toán cho công việc và tóm tắt nhóm hàng tiêu đề, chọn bánh xe đẩy xuống, trừ khi bằng tay vào tùy chọn bên dưới Tính toán cho các hàng thuộc nhóm phân công, sau đó bấm vào nút OK:




Trong đó, chèn Text1 cột bây giờ sẽ chịu Biểu Tình trạng nhóm, và các giá trị tình trạng tính sẽ xuất hiện trong cột; khi công thức thấy một trong sáu điều kiện để được thật sự (như được chỉ ra trước đó), nó sẽ hiển thị một trong những kết quả sau đây trong văn bản tuỳ chỉnh lĩnh vực:
* Complete
* Overdue
* Không BL
* Xanh
* Vàng
* Hồng



9. Để thêm các chỉ số đồ họa vào trường Biểu Tình trạng, trở về hộp thoại Custom Fields (Tools> Customize> Những lĩnh vực), chọn các lĩnh vực mới, và nhấp vào nút chỉ số đồ họa, nằm dưới giá trị để hiển thị tiêu đề:




10. Các chỉ số đồ họa Trong hộp thoại, nhập sáu bài kiểm tra điều kiện, cũng như hình ảnh tương ứng của họ:








11. Chọn tùy chọn dòng Tóm lược, sau đó chọn hàng lược về kế thừa từ tiêu chí không tóm tắt các hàng kiểm tra hộp:




Một thông điệp cảnh báo sẽ xuất hiện, truyền đạt các tiêu chí mà chỉ thị đồ họa thử nghiệm sẽ được thừa kế; chỉ cần bấm vào nút Yes để xác nhận tin nhắn:




12. Chọn tùy chọn dự án Tóm lược, sau đó chọn Tóm tắt Dự án được thừa hưởng từ hộp tóm tắt các tiêu chí hàng kiểm tra:




Một thông điệp cảnh báo sẽ xuất hiện, truyền đạt các tiêu chí mà chỉ thị đồ họa thử nghiệm sẽ được thừa kế; chỉ cần bấm vào nút Yes để xác nhận tin nhắn:




13. Nhấp vào nút OK để đóng hộp thoại Các chỉ số đồ họa, sau đó nhấn nút OK để đóng hộp thoại Custom Fields.
Đồ họa chỉ số này sẽ xuất hiện trong cột Biểu Tình trạng, thay thế các giá trị văn bản xuất hiện trước đó: 

Các tiêu chí được sử dụng trong ví dụ này (trong công thức và các chỉ số đồ họa) có thể không phù hợp với quy định kinh doanh trong công ty của bạn, nhưng hy vọng chúng sẽ giúp bạn hiểu về các lĩnh vực như thế nào tùy chỉnh, các công thức, và các chỉ số đồ họa trong Microsoft dự án có thể được được sử dụng để tạo ra hữu ích xem báo cáo về quyết định làm tốt hơn.